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Praxis

Projetos Farol · Indústria

Automação de faturas de fornecedores com IA

Da receção ao lançamento no ERP, com pessoas só nas exceções.

Problema

Volume mensal elevado de faturas processadas manualmente. Tempo médio de processamento alto. Erros de lançamento que geram retrabalho e tensão com fornecedores.

Solução

Receção centralizada (e-mail, portal, EDI), extração com OCR + LLM, validação por motor de regras (3-way match), integração ERP automática. Workflow de exceções para humanos só onde realmente acrescentam valor.

KPIs

  • Tempo médio de processamento por fatura
  • % de faturas em straight-through processing
  • Redução de erros de lançamento
  • Horas/mês libertadas em contas a pagar

Como se mede

Cada KPI com linha de base e alvo.

Os números deste projeto saem dos teus dados. Medimos a linha de base no enquadramento, acordamos contigo o alvo antes de construir e, em produção, medimos os mesmos KPIs da mesma forma.

  1. 01Linha de baseMedida no enquadramento, com os dados do processo como está hoje.
  2. 02AlvoAcordado com o dono do caso antes de construir, a partir da linha de base.
  3. 03Em produçãoOs mesmos KPIs, medidos da mesma forma, comparados com a linha de base.
Tempo médio de processamento por fatura
Da receção ao lançamento no ERP, pelas datas registadas no ERP e na caixa de entrada.
% de faturas em straight-through processing
Faturas lançadas sem intervenção manual, a dividir pelo total recebido no período.
Redução de erros de lançamento
Notas de crédito, estornos e correções por erro de lançamento, contados no ERP.
Horas/mês libertadas em contas a pagar
Horas de contas a pagar dedicadas a faturas, medidas por amostragem antes e depois.

Antes de começar

Pré-requisitos e riscos.

Pré-requisitos

  • Acesso de leitura ao ERP (fornecedores, encomendas e receções) e à caixa ou ao portal onde chegam as faturas.
  • Encomendas e guias de receção registadas no ERP: sem elas não há 3-way match.
  • Uma pessoa de contas a pagar para validar as regras e tratar as exceções no piloto.

Riscos e como os tratamos

  • Faturas mal digitalizadas ou fora do padrão

    A extração falha mais em digitalizações fracas e em layouts raros. Cada campo extraído leva um grau de confiança, e abaixo do limiar a fatura vai para revisão humana.

  • Lançamentos errados no ERP

    O projeto começa em modo de proposta: o sistema prepara o lançamento e uma pessoa aprova. O lançamento automático só abre quando os erros medidos no piloto o justificarem.

  • Dados de fornecedores

    As faturas trazem NIF, IBAN e moradas. O acesso segue os perfis do ERP, e o perímetro dos dados é acordado com a tua equipa de IT antes de ligar as fontes.

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